Laatst bijgewerkt op 22 oktober 2026
Qiora gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarvoor we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor qiora.nl, de wachtlijst, onze e-mails en het contact met Qiora. De onderdelen over accounts, reserveringen, betalingen en cameratoezicht gelden zodra je van deze diensten gebruikmaakt of onze studio bezoekt.
1. Wie is verantwoordelijk
Qiora Studio B.V., handelend onder de naam Qiora – reformer studio, is de verwerkingsverantwoordelijke.
Almeloseweg 7, 7651 NC Tubbergen
KvK-nummer: 42151558
E-mail: hello@qiora.nl
Website: https://qiora.nl
Je kunt via hello@qiora.nl contact opnemen voor vragen over privacy, cameratoezicht of het uitoefenen van jouw rechten.
2. Welke gegevens gebruiken we en waarom
Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van jou wanneer je je aanmeldt, contact opneemt, een account maakt of een les of abonnement afneemt. Daarnaast ontvangen we informatie over betalingen van Mollie en verwerken we technische gegevens voor het functioneren en beveiligen van de website. In de studio kunnen beveiligingscamera’s beelden vastleggen zoals beschreven in onderdeel 5.
Wachtlijst en openingsupdates. We gebruiken je naam en e-mailadres om je de aangekondigde updates te sturen over de opening, het lesrooster, de start van reserveringen en de openingsactie. Dit doen we op basis van jouw toestemming. We bewaren ook informatie waarmee we kunnen aantonen wanneer en waarvoor je je hebt aangemeld en wanneer je je hebt afgemeld.
Accounts en reserveringen. In het op onze WordPress-website gebouwde systeem verwerken we je naam, e-mailadres, inlog- en accountgegevens, boekingen, annuleringen, afgenomen diensten en je abonnement of creditsaldo. Als een telefoonnummer nodig is om je over een reservering te bereiken, verwerken we dat ook. De grondslag is het uitvoeren van de overeenkomst met jou of het voorbereiden daarvan op jouw verzoek.
Betalingen en boekhouding. Betalingen worden verwerkt door Mollie. De website bewaart zelf geen bank- of kaartgegevens waarmee je betaalt. Voor het afhandelen van je aankoop en voor onze administratie gebruiken we wel noodzakelijke aankoop-, factuur- en transactiegegevens, zoals naam, eventueel factuuradres, bedrag, factuurnummer, betaalstatus en betalingsreferentie. Onze boekhouding en bankadministratie lopen via Moneybird. De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke administratie- en bewaarplicht.
Vragen en klachten. We gebruiken je contactgegevens en de inhoud van je bericht om te reageren. Gaat je vraag over een overeenkomst, dan is die overeenkomst de grondslag. Voor overige vragen is ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en vragen zorgvuldig af te handelen de grondslag.
Technische beveiliging. Technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip en fout- of toegangsregistraties, kunnen worden verwerkt om de website beschikbaar en veilig te houden en misbruik of storingen te onderzoeken. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige, betrouwbare dienstverlening. We beperken deze verwerking tot wat hiervoor noodzakelijk is.
3. E-mails en afmelden
De aanmelding voor de wachtlijst geldt voor de bij inschrijving aangekondigde openings- en wachtlijstupdates. We zetten deze inschrijving niet automatisch om in een doorlopende nieuwsbrief. Als we later algemene nieuwsbrieven of aanbiedingen versturen, doen we dat alleen aan personen die zich daarvoor hebben aangemeld.
In iedere marketingmail staat een eenvoudige, gratis afmeldmogelijkheid. Je kunt je ook afmelden via hello@qiora.nl. Na afmelding stoppen we met de betreffende marketingberichten. Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Je hoeft geen marketingmails te ontvangen om lessen te boeken.
Noodzakelijke berichten over je account, reservering, betaling of wijzigingen van een geboekte les staan los van marketing. Die versturen we voor het uitvoeren van onze overeenkomst. We volgen niet of je marketingmails opent of op links daarin klikt.
4. Welke gegevens moet je verstrekken
Voor het ontvangen van updates is je e-mailadres nodig. Je naam gebruiken we om je persoonlijk aan te spreken. Bij boekingen en aankopen geven we aan welke gegevens nodig zijn om jouw aanvraag te verwerken. Zonder de daarvoor noodzakelijke gegevens kunnen we de betreffende dienst niet leveren. Gegevens die niet nodig zijn, hoef je niet te verstrekken.
Qiora richt zich op volwassenen van 18 jaar en ouder. Minderjarigen kunnen niet deelnemen. We vragen bij een gewone inschrijving geen BSN of kopie van een identiteitsbewijs. We leggen geen medische intakegegevens of gezondheidsnotities vast. Stuur daarom geen medische dossiers of uitgebreide gezondheidsinformatie via formulieren of e-mail. We gebruiken geen herkenbare beelden van deelnemers voor publiciteit.
5. Cameratoezicht in de studio
Qiora is gedeeltelijk onbemand toegankelijk. Wij gebruiken beveiligingscamera’s bij de ingang en in de trainingsruimte om bezoekers en eigendommen te beschermen en concrete beveiligingsincidenten, zoals ongeoorloofde toegang, diefstal en beschadiging, te kunnen onderzoeken. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging. Wij wegen dit belang af tegen de privacy van bezoekers en beperken het cameratoezicht tot wat noodzakelijk is.
De camera bij de ingang is gericht op de toegang tot de studio, met zo min mogelijk omgeving in beeld. In de trainingsruimte kunnen beelden worden opgenomen tijdens zelfstandig trainen op onbemande momenten en wanneer de ruimte niet in gebruik is. Tijdens begeleide lessen staat de camera in de trainingsruimte uit. Er wordt geen geluid opgenomen. Toiletten en eventuele omkleedruimten worden niet gefilmd.
De beelden van het Ajax-camerasysteem worden uitsluitend lokaal op de recorder opgeslagen, niet in de cloud. Alleen de eigenaar van Qiora heeft toegang tot de opnames. Deze toegang is beveiligd met een persoonlijk account en tweestapsverificatie. Beelden worden alleen bekeken wanneer dit noodzakelijk is voor het beveiligingsdoel; ze worden niet gebruikt om sportprestaties of het functioneren van medewerkers te beoordelen.
De opnames worden automatisch uiterlijk binnen 72 uur verwijderd. Bij een vastgesteld incident kunnen uitsluitend de relevante beelden afzonderlijk worden bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling of een juridische procedure. Daarna worden ze verwijderd. Indien noodzakelijk en rechtmatig kunnen relevante beelden worden gedeeld met bijvoorbeeld politie, verzekeraar of juridisch adviseur.
Wij informeren je vóór het betreden van het cameragebied met een zichtbaar bord of sticker. Cameratoezicht betekent niet dat iemand voortdurend live meekijkt. Het vervangt geen noodvoorziening of begeleiding. Voor privacyverzoeken over beelden kun je ons mailen; vermeld zo mogelijk de datum en het tijdstip van je bezoek, zodat we de betreffende beelden kunnen vinden zolang ze nog beschikbaar zijn.
6. Dienstverleners en toegang
Binnen Qiora hebben alleen bevoegde beheerders toegang tot de persoonsgegevens in de website. Zij krijgen uitsluitend toegang voor zover nodig voor hun werkzaamheden. Voor de uitvoering van onze diensten gebruiken we de volgende partijen:
- STRATO: hosting van onze WordPress-website, de websitedatabase, back-ups en e-mail via hello@qiora.nl. Het wachtlijst- en reserveringssysteem is in de website gebouwd; er is geen afzonderlijke externe reserveringsdienst.
- Mollie: verwerking van betalingen. Mollie is voor haar betaaldiensten een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder meer voor betaling, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen. Zie https://www.mollie.com/legal/privacy.
- Moneybird: boekhouding, facturen en bankadministratie. Voor verwerking namens Qiora gelden afspraken over gegevensverwerking. Voor eigen financiële diensten kan Moneybird ook zelfstandig verantwoordelijk zijn. Zie https://www.moneybird.nl/privacy/.
Dienstverleners ontvangen of verwerken alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn. Met partijen die namens Qiora persoonsgegevens verwerken maken we de vereiste afspraken, waaronder een verwerkersovereenkomst. Waar een dienstverlener zelf verantwoordelijk is, geldt voor dat eigen gebruik ook diens privacyverklaring.
We delen gegevens met bevoegde instanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Voor een concrete klacht of rechtsvordering kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met een accountant, juridisch adviseur of verzekeraar, op basis van een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. We verkopen jouw persoonsgegevens niet.
7. Waar worden gegevens verwerkt
De database van onze website staat bij STRATO in Duitsland. De website- en e-mailvoorziening van Qiora is ingericht binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Camerabeelden worden lokaal op de recorder opgeslagen.
Voor de eigen betaaldienstverlening van Mollie en de dienstverlening van Moneybird kunnen ook andere partijen worden ingeschakeld. Hun privacyverklaringen vermelden dat bepaalde verwerkingen buiten de EER kunnen plaatsvinden. De vestigingsplaats van een dienstverlener in Nederland betekent dus niet dat iedere verwerking uitsluitend in Nederland of de EER plaatsvindt.
Bij verwerking buiten de EER moeten de toepasselijke AVG-waarborgen worden gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. Mollie en Moneybird lichten hun werkwijze toe in de privacyverklaringen waarnaar hierboven wordt verwezen. Voor informatie over waarborgen bij een doorgifte waarvoor Qiora verantwoordelijk is, of een kopie daarvan, kun je contact met ons opnemen. Informatie van anderen kan daarin zijn afgeschermd.
8. Cookies
Onze website gebruikt uitsluitend functionele WordPress-cookies voor het inloggen en het laten functioneren van het ledenaccount. Deze cookies herkennen de ingelogde sessie en ondersteunen een veilige werking. We gebruiken geen analytische cookies, advertentiecookies of Meta-pixel. We volgen bezoekers niet voor reclame.
Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig. De geldigheid hangt samen met de inlogsessie en eventuele keuzes om ingelogd te blijven. Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via je browser. Daardoor kan het inloggen of gebruiken van het ledenaccount minder goed werken. Voor de afzonderlijke betaalomgeving van Mollie geldt ook de cookie-informatie van Mollie.
9. Bewaartermijnen en back-ups
We bewaren gegevens alleen zolang dit nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. We hanteren de volgende termijnen:
- Wachtlijst: totdat je je afmeldt, en uiterlijk drie maanden na de officiële opening. Een afzonderlijke nieuwsbriefinschrijving blijft hiervan gescheiden.
- Nieuwsbrief, indien je je daarvoor aanmeldt: totdat je je afmeldt. Uiterlijk 24 maanden na aanmelding of de laatste bewuste bevestiging van je belangstelling beëindigen we de inschrijving, tenzij je deze opnieuw bevestigt.
- Toestemmingsbewijs: alleen de gegevens die nodig zijn om toestemming aan te tonen, tot vijf jaar na het laatste bericht dat daarop is gebaseerd. Dit dient onze verantwoordingsplicht en ons gerechtvaardigd belang om rechtmatige verzending te kunnen aantonen. Een minimale afmeldregistratie bewaren we zolang nodig om ongewenste herinschrijving te voorkomen; die noodzaak beoordelen we jaarlijks. Deze registraties gebruiken we niet om je opnieuw marketing te sturen.
- Account en lesadministratie: tijdens de klantrelatie en tot twee jaar na beëindiging. Een ongebruikt account zonder lopend abonnement, tegoed of openstaande verplichtingen verwijderen we na twee jaar zonder gebruik. Fiscaal noodzakelijke gegevens bewaren we afzonderlijk langer.
- Facturen en fiscaal relevante administratie: in beginsel zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Waar een bijzondere wettelijke termijn geldt, volgen we die.
- Gewone vragen en correspondentie: tot één jaar na afhandeling. Relevante stukken over klachten of geschillen bewaren we zolang nodig voor de afhandeling en eventuele toepasselijke wettelijke of verjaringstermijnen.
- Technische beveiligingsregistraties: niet langer dan nodig voor beveiliging en storingsonderzoek. Gegevens die nodig zijn voor een concreet incident bewaren we zolang het onderzoek en de afhandeling dat noodzakelijk maken.
- Camerabeelden: maximaal 72 uur, met de beperkte uitzondering voor vastgestelde incidenten zoals beschreven in onderdeel 5.
STRATO maakt automatisch drie dagelijkse, drie wekelijkse en één maandelijkse back-up. Oudere exemplaren worden overschreven. Verwijderde websitegegevens kunnen daardoor nog ongeveer een maand in afgeschermde back-ups aanwezig zijn. Deze kopieën worden alleen gebruikt voor herstel bij storingen of gegevensverlies. Bij herstel passen we eerder uitgevoerde verwijderingen en afmeldingen opnieuw toe. Deze back-upcyclus geldt voor de website en niet voor de camerarecorder of de afzonderlijke administratie bij Moneybird en Mollie.
10. Beveiliging
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daarbij gaat het onder meer om toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, beheer van accounts en updates en herstelmogelijkheden via back-ups. Vermoed je een datalek? Meld dit via hello@qiora.nl. We onderzoeken incidenten en informeren de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.
11. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage en een kopie van jouw persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering of beperking van het gebruik. Onder de wettelijke voorwaarden kun je gegevens die je zelf hebt verstrekt en die geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst worden verwerkt, in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen.
Je kunt vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. We stoppen daarmee, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering. Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen we altijd met dat gebruik. Toestemming kun je op ieder moment intrekken.
Deze rechten kennen wettelijke uitzonderingen. Zo kunnen we gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen niet altijd direct wissen. Als we een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom.
Stuur je verzoek naar hello@qiora.nl. We reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je dan binnen de eerste maand over de reden. Verzoeken zijn in beginsel gratis.
Bij redelijke twijfel over jouw identiteit kunnen we aanvullende informatie vragen. We vragen niet meer dan nodig en vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs. Bij inzage in camerabeelden beschermen we ook de privacy van andere personen op de beelden.
Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je mag ook eerst contact met ons opnemen, maar dat is niet verplicht.
12. Geautomatiseerde besluiten en wijzigingen
Qiora gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou. Voor de eigen fraude- en betaalcontroles van Mollie verwijzen we naar haar privacyverklaring.
We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum staan op onze website. Over belangrijke wijzigingen informeren we je waar nodig actief. Een wijziging van deze verklaring geeft geen nieuwe toestemming: als voor nieuw gebruik toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk.